Por Florian Braun, Berry Diepeveen e Henrik Östhed. Fonte: Brain & Company
Sistemas ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) ajudam companhias na administração de áreas como finanças, recursos humanos e até gestão de suprimentos. Ao passar dos anos, suítes de ERP estão se tornando estruturas complexas e inflexíveis, possivelmente limitando os benefícios de avanços tecnológicos.
Empresas pioneiras estão tomando vantagem do ciclo natural de upgrade do ERP para repensar suas estratégias, limitando a base do sistema a funções padrões com aplicações mais técnicas e específicas hospedadas na nuvem.
Ao alinhar o upgrade do ERP com estratégia e sede para risco, companhias podem desfrutar dos benefícios de novas tecnologias, incluindo as mais específicas aplicações com conexão direta ao fluxo de dados.
Com empresas pioneiras anunciando o fim do suporte de suas suítes mais antigas de ERP nos próximos anos, empresas estão usando esse momento para reavaliar seus atuais sistemas. Muitas dessas companhias se transtornam com ERPs monolíticos e inflexíveis, resultado de vários anos de customização, aquisições e fusões empresariais que o forçaram juntar e mesclar diversos sistemas de origens diferentes. Esses intricados sistemas de ERP ajudam a administrar organizações, mas tem pouca dedicação em apoiar o desenvolvimento e em trazer o benefícios de novas tecnologias.
O que muitas empresas precisam é um sistema que permite adaptar-se rapidamente para as necessidades do cliente e novas oportunidades em um ambiente cada vez mais competitivo. Essa nova geração, de sistemas modernos de ERP, provavelmente terão uma base de funções mais críticas e essenciais (como o controle e o rastreio de transações), combinadas com aplicações leves com funções mais específicas hospedadas na nuvem, incluindo soluções de terceiros. Ao manter a conexão com os sistemas antigos que mantém a empresa rodando e lançando microsserviços flexíveis, ERPs modernos podem ajudar empresas a alcançar vantagens competitivas.
Hoje, a maioria dos sistemas ERPs funciona on-premise (instalados) ou via nuvem privada. Com o passar do tempo, empresas vão se tornar mais cada vez mais confortáveis ao utilizar sistemas armazenados na nuvem. Já como a nuvem facilita desenvolvedores a lançar tecnologias com grande poder de evolução – como machine learning, a internet das coisas, inteligência artificial e análise de dados – e facilmente atualizadas, ela está a caminho para dominar o futuro. ERPs vão evoluir de sistemas que apenas trazem eficiência para trazer análises aprofundadas e garantir previsões. Isto não vai acontecer da noite para o dia, muitas soluções de terceiros vão precisar de tempo para maturar, e os clientes vão provavelmente investir nos atuais sistemas disponíveis. Mas como a transição é inevitável, executivos podem começar a avaliar suas opções considerando diversos pontos.
Índice
E no futuro?
Entendendo o processo de transição:
Criar ou comprar?
Ao pensar em um upgrade do sistema ERP, um dos pontos mais críticos é como escolher uma configuração que apoie seus planos estratégicos, assim como nível de investimento e risco. Empresas grandes podem achar interessante, de modo competitivo, o desenvolvimento de uma solução própria, como a Amazon e Tesla fizeram. Este é um método caro, mas que permite customização total e liberdade a sistemas de terceiros. A maioria das companhias, entretanto, vai preferir adquirir um sistema já pronto e investir em customização e soluções terceiras para funções mais específicas.
Early adopter ou fast follower?
Outra questão crítica é se investir em novas tecnologias para uma maior margem competitiva que elas oferecem, ou esperar e estudar a experiências de concorrentes. Early adopters são normalmente empresas menores que podem usar a vantagem de um desenvolvimento conjunto com a empresa de ERP ou terceiros. Eles podem ganhar uma vantagem tecnológica, mais precisam de paciência e habilidade ao ajudar melhorar o sistema. Companhias maiores, que preferem correr menos riscos, estão mais dispostas a serem fast followers, deixando outros descobrirem bugs e assim investindo num sistema mais completo e desenvolvido. Essa estratégia pode ser mais segura, mas deixa a empresa com risco de ficar para trás ao esperar uma solução ideal.
Reorganizar ou apenas atualizar?
Empresas com ERPs resultantes de processos de fusão e aquisição podem decidir continuar com o sistema e ganhar benefícios de upgrades técnicos – uma opção razoável para quem já está acostumado com sistema complexo de ERP. Entretanto, a maioria das empresas ganharam mais em uma reorganização e consolidação de seus múltiplos sistemas em um só. Isso pode ser mais caro e ineficiente em curto prazo, mas trará grandes benefícios ao passar do tempo, incluindo menor custo com manutenção, melhor aproveitamento e qualidade de dados e integração com todo o sistema. Eventualmente, todas as companhias terão que fazer a transação. Quanto maior a demora, maior a pressão para garantir uma implementação perfeita.
Brownfield ou greenfield?
Uma decisão atrelada a questão é se continuar em upgrade técnico ou ir para uma solução de ERP nova, como discutido no ponto acima. Um enfoque brownfield é mais barato e menos impactante assim sendo mais apropriado para sistemas menos complexos onde poucas mudanças são necessárias. Já um lado greenfield é de melhor investimento para empresas com sistemas mais complexos e customizados que podem se beneficiar de uma reestruturação total. Muitos executivos olham esse momento como uma oportunidade única para investir em uma solução mais robusta e adaptável que irá ajudar a empresa em operar com maior fluidez. A decisão para se arriscar se mantém difícil, mais os executivos precisam se basear em quanto a companhia é dependente de seu ERP.
On-premise ou armazenamento na nuvem?
Com diversas opções de hospedagens disponíveis, equipes precisam tomar suas decisões baseadas na sua estratégia de TI e a importância do sistema de ERP no funcionamento da empresa. A resposta mas simples é que a maioria das empresas devem mover seus sistemas operacionais para nuvem, mas com tantas aplicações on-premise existentes, e no investimento feito nas mesmas, a migração demoraria anos – e, de fato, alguns softwares mais antigos que fazem suas funções discretamente em terceiro plano devem continuar on-premise. Empresas de ERP podem ajudar as companhias, e incentivá-las, a migrar seus sistemas para nuvem. Com esses sistemas se tornando cada vez mais baseados, e com conexões essenciais com outros aplicativos e bases de dados armazenadas, a nuvem, clientes vão achar mais fácil e seguro migrar seus espaços. Empresas que negam essas conexões e vantagens só estão revogando seu acesso a soluções que podem trazer grandes vantagens competitivas.
Fluxo de decisões pré-processo de transição
Melhor performance por um ERP moderno
Armados com respostas para essas perguntas, executivos podem começar a montar um plano para modernizar seus sistemas ERP e transformar seus negócios. A experiência de pioneiros que já passaram por essa transformação mostra como o esforço pode trazer ganhos significativos, incluindo melhor acesso a dados, uso mais eficiente de recursos e diminuição de custos operacionais. Por exemplo, uma grande empresa industrial com operações em nível global estava à procura de melhorar sua performance e o controle de transações financeiras. Um dos pontos principais era melhorar a conexão entre o sistema base de ERP e as novas fontes de dados, ambas internas e externas, a fim de resultar em análises aprofundadas para melhores decisões. Consequentemente, ao melhorar o acesso do sistema ao fluxo de dados, resultou em menos tempo gasto os coletando – liberando recursos para a análise de dados trazendo melhorias para a inteligência financeira da
corporação. Já em outro caso, uma instituição internacional de serviços financeiros, ativa no setor bancário e varejista, implementou uma cadeia de novas tecnologias em todas suas unidades. Seu sistema base de ERP fortaleceu toda a organização, possibilitando constante acesso para análise de dados, experiência ao consumidor e administração tecnológica. Esses princípios tecnológicos serviram como “guias” que deixaram cada setor lançar novos serviços e funcionalidades para seus consumidores. Modernizando tecnologias com uma base aberta e flexível de ERP, ao consolidar e reorganizar os sistemas, reduziu significamente os custos e melhorou a experiência do consumidor ao trazer análises de dados completas e constantes.
Reduzindo o risco do projeto
Finalmente, algumas das grandes barreiras para aprimorar os sistemas de ERP são os fracassos e dificuldades passadas durante upgrades anteriores. A maioria dos projetos de upgrade fracassam em entregar pelo menos alguns de seus resultados esperados, e muitos executivos ficam hesitantes em investir tempo e recursos num processo com dúvidas de sucesso. Possuem, entretanto, estratégias para ajudar a diminuir o risco do projeto – não apenas a plataforma de ERP, mas de todas as conexões e integrações a outros serviços essenciais.
Nenhuma transformação dessa escala vai ser fácil. Contudo ao responder essas questões sobre o escopo e natureza do upgrade, e por aderir a algumas simples e práticas guias estratégicas, executivos podem controlar os riscos de modernizar seu sistema de ERP para ganhar vantagem competitiva em um mundo mais conectado.
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